Lorsqu’on occupe un poste à responsabilité au sein d’une entreprise, on se doit d’être vigilant face aux documents qu’on utilise. Il existe toujours des papiers sensibles que les autres ne devraient pas voir. C’est pour cela qu’il est impérativement nécessaire de détruire ces documents avant de les jeter. Actuellement, les professionnels peuvent acquérir un destructeur de document pour faciliter et sécuriser cette tâche. Il s’agit d’une machine motorisée qui transforme les papiers en en tout un tas de petits morceaux.
Pourquoi utiliser un destructeur de documents au bureau ?
La destruction des documents sensibles au sein de l’entreprise suppose à la fois la discrétion individuelle et la sécurité des informations délicates de la société. Ainsi, nombreux sont les avantages offerts par l’utilisation d’un destructeur de documents.
La sécurité des documents
La sécurité des informations s’avère être l’objectif principal issu de l’utilisation de cet appareil. Avec cette machine, on peut détruire de nombreux objets et documents confidentiels comme les cartes de crédit, les cartes d’identité, les CV, les états financiers, etc.
Cela peut également s’avérer très utile pour les entreprises qui souhaitent numériser leurs documents pour leurs archives et ne plus conserver les versions papier de leurs documents.
La diminution des déchets
Le destructeur de papier réduit considérablement la taille des déchets. En effet, selon le modèle choisi, les papiers peuvent être déchiquetés en bandes ou en confettis. Cela permet donc de faciliter le traitement des déchets papiers au sein de l’entreprise.
La praticité et la rentabilité
Avant l’apparition des destructeurs de documents, la plupart des sociétés font appel à des tiers pour recycler et traiter les déchets papiers de l’entreprise. Actuellement, vous pouvez effectuer cette tâche vous-même sans dépenser le moindre sou. Il suffit de faire un petit investissement de départ, vu que cet appareil ne coûte pas cher.
Le déchiquetage instantané
Si vous avez un destructeur de papier tout près de votre bureau, vous avez la chance de pouvoir vous débarrasser immédiatement de vos informations confidentielles si besoin . Vous pouvez utiliser votre machine à tout moment.
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Comment choisir son destructeur de documents ?
Plusieurs critères sont à prendre en compte lorsque vous vous apprêtez à acheter un destructeur de documents. Voici entre autres les plus importants :
L’usage
Vous devez d’abord définir à peu près la fréquence d’utilisation où vous allez utiliser votre destructeur papier ainsi que le nombre d’utilisateurs. Une machine destinée à une utilisation individuelle n’aura pas les mêmes capacités qu’un destructeur dédié à un usage collectif. En effet, ce dernier peut être utilisé par plusieurs personnes et accepte plus de feuilles dans sa fente d’insertion.
Les cycles de fonctionnement de ces deux types d’appareils sont également différents. Il s’agit de la période pendant laquelle un appareil peut fonctionner avant de s’arrêter pour que son moteur puisse se refroidir.
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Le niveau de sécurité souhaité
Vous devez aussi arrêter votre choix en fonction du niveau de confidentialité des documents à détruire. En fait, plus les documents sont importants, plus les particules doivent être petites une fois les documents passés dans la fente d’insertion.
La forme de coupe diffère selon le niveau de sécurité offert par l’appareil. Les niveaux sont exprimés en « Din » lorsque vous observez les modèles.
Les types de documents que vous allez détruire
Si certains destructeurs ne peuvent détruire que du papier comme les CV, les factures, etc., d’autres peuvent anéantir des CD et des cartes en plastique. Il faut faire attention sur ces caractéristiques lors de votre achat. Certains modèles peuvent même détruire les agrafes et les trombones.
Les options et technologies intégrées
Outre les critères ci-dessus, il est important de connaitre les différentes options et technologies dont vous avez besoin. En effet, les appareils dernier cri sont de plus en plus perfectionnés et disposent des fonctionnalités qui rendent leur utilisation plus agréable. Pour en savoir plus